Gestionar Reservas Online

Cómo gestionar Sistemas de Reservas Online

Qu√© √ļtil es tener un sistema de reservas online si brindamos servicios!

Hay algunos que sirven para hoteles, otros para centros de belleza, incluso clases particulares de lo que sea y m√°s!

Hoy veremos algunos que pueden ayudarnos a gestionar mejor nuestras reservas online.

 

Qué es un Sistema de Reservas?

Un sistema de reservas es una forma de agendar citas para tener organizado nuestra día con los turnos o sesiones a realizar.

Lo bueno es que ahora puedes tener todo organizado en tu sitio y administrarlas desde allí.

Claro que deberás tener en cuenta lo que organices de manera offline si también reservas turnos de esa manera.

 

Cu√°ndo utilizar un Sistema de Reservas?

Un sistema de reservas, lo utilizarás cuando quieras organizar tus horarios de atención, lo ideal es que gestiones todo desde un mismo sitio.

En mi caso cuando alguien contacta puede que directamente le env√≠e el link para agendar cita de manera online, aunque en realidad a√ļn llevo mi agenda de papel, no te lo negar√©.

Todo depender√° del negocio que tengas y la cantidad de personas que recurran por tus servicios ūüėČ

 

Por qué utilizar un sistema de reservas online?

*Evitar demora  a los usuarios

Cuando alguien quiere hacer una reserva es probable que necesite saber ya la disponibilidad así que das un beneficio al cliente teniendo un tu sitio un calendario de citas.

*Atención 24/7

Con un sistema de reservas online no depender√°s de personal extra y podr√°s estar las 24hs brindando un servicio eficiente y r√°pido.

 

Qué empresas utilizan gestión de Reservas online?

Hoteles

Restaurants

Locales para eventos

Academias

Clínicas

Gestorías

Todo el que ofrezca un servicio por internet, incluso nosotros, los dise√Īadores web, en realidad todo freelance que muchas veces necesita¬†acordar cita con clientes o potenciales clientes, podemos utilizar esta opci√≥n de reserva.

 

Con qué Plugin puedo gestionar un Sistema de Reservas?

Plugins para gestionar reservas hay varios y deberás evaluar las características de cada uno para ver si se adaptan a tus necesidades.

Incluso a veces puedes elegir un Tema que ya incluya el sistema de reservas online, pero no es el caso de hoy.

Estuve trabajando con uno gratuito, Easy Appointments y la verdad que si no necesitan algo complejo va muy bien, aunque he conocido otro que est√° excelente y es el √ļltimo del post.

En él puedes colocar diferentes servicios, estipular días y horarios de sesiones, persona que atiende esa sesión, informar el costo.

También habrá Sistemas de reserva con enlace a Plataformas de pago pero hoy veremos cómo agendar citas.

Pero si eres freelance y gestionas tus sesiones con clientes de manera online te vendr√° muy bien.

Veamos algunos que pueden interesarte, recuerda siempre revisar las descargas que tengan y la actualizaci√≥n ūüėČ

 

Sistema de Reservas Online

Booking Calendar

Plugin Booking Calendar

Booking Calendar es un plugin es gratuito aunque como todos posee una versión Premium.

Lo buscaremos seleccionando a√Īadir nuevo plugins y buscaremos en el repositorio, si no sabes c√≥mo hacerlo puedes ver este post ūüėČ

Una vez instalado, lo activamos.

Al activarlo nos aparecer√° una nueva secci√≥n en nuestro men√ļ del escritorio que se llama Reservas y es all√≠ donde podremos hacer los ajustes del calendario.

Ajustes en Booking Calendar

En a√Īadir rese√Īa podremos agendar nosotros un booking.

Pero nos iremos a la pesta√Īa que nos interesa, la de ajustes.

La primera configuraci√≥n es la del calendario, podremos¬† seleccionar c√≥mo se ver√°, si por mes o a√Īo y con qu√© d√≠a de la semana quieres que comience.

Configuramos Calendario en Booking Calendar

Tambi√©n seleccionas si puede elegir un solo d√≠a o d√≠as m√ļltiples.

Esto dependerá de tu negocio, si es un hotel seguramente dejarás que se seleccionen varios días.

Luego la disponibilidad ya que si eres una peluquería no atenderás los domingos y probablemente los lunes.

Configurar disponibilidad en Booking Calendar

Pasamos al formulario, a los datos que deberá rellenar quien quiera acordar día con nosotros.

Tienes la opción de marcar recaptcha al finalizar el formulario para que la persona deba rellenar y que sepas que es humano.

Puedes marcar que se vea la leyenda de Disponible, Pendiente o Reservado.

Y redirigir a una p√°gina de gracias o bien dejar un mensaje.

Configurando formulario en Booking Calendar

En la pesta√Īa Formularios podr√°s determinar los datos que vas a solicitar a quienes quieran hacer una reserva online.

En Correos vas a poder completar lo que quieres que se envíe en los correos que van hacia el administrador y hacia el reservante.

Mail Administrador Booking Calendar

Y así puedes configurar los mails para

  • Administrador
  • Visitante
  • Aviso Pendiente
  • Aviso Aprobado
  • Aviso de rechazo

Si quieres cambiar los colores deber√°s hacerlo mediante CSS.

En el panel lateral derecho tendrás algunas configuraciones más y vídeos del plugin para que sepas cómo instalar o colocarlo en tus páginas.

Para que la gente pueda visualizarlo tienes dos opciones.

Una es colocarlo como Widget y la otra es colocarlo en una P√°gina, simplemente insertando [booking]

 

Booking Ultra Pro Appointments Booking Calendar Plugin

 

Plugin Booking Ultra Pro

 

Con Booking Ultra Pro Appointments, otro Plugin de reservas online,  tendrás varias opciones de configuración y citas con horarios predefinidos y adjudicarlos a alguien.

Ajustes Booking Ultra Pro

 

En Services podr√°s agendar Categor√≠as, por ejemplo ‚ÄúMasajes‚ÄĚ y los servicios ‚ÄúMasaje Corporal‚ÄĚ ‚ÄúMasaje Facial‚ÄĚ

Configurando en Booking Ultra Pro categorias y servicios

 

Al determinar el servicio puedes elegir un color de fondo para cuando revises tus citas, el color de letra y determinar el tiempo que éste dura.

También si necesitas minutos entre turnos, la capacidad y determinar la categoría a la que pertenece.

Configurando los servicios en Booking Ultra Pro

En Staff podrás agregar a quienes realizan esos servicios, en caso que sean varias personas, pero el problema es que la versión gratuita solo permite poner a una.

Esto está genial ya que si tienes la versión Premium el cliente puede elegir con quién atenderse.

Aqu√≠ puedes configurar tambi√©n el horario de cada persona de tu equipo ūüėČ

Configurando Staff en Booking Ultra Pro

Nos vamos a la pesta√Īa Citas y all√≠ tendr√°s las citas que est√°n aprobadas, por aprobarse, canceladas, en fin toda la info de lo que est√° sucediendo en cuanto a reservas.

Payments nos informa el estado de pago de las reservas.

En Settings vas a tener algunas opciones para configurar o dejarlo por defecto y para otras deber√°s hacerte Premium.

Tiene una opci√≥n por la cual detecta autom√°ticamente el pa√≠s para ingresar el n√ļmero de tel√©fono sin necesidad del c√≥digo que corresponde.

Configurando telefono en Booking Ultra Pro

Detectar zona teléfono en Booking Ultra Pro

Notificaciones es donde vas a poder redactar los emails que llegar√°n tanto a ti como a clientes cuando hacer una reserva.

Configuamos emails en Booking Ultra Pro

Y por √ļltimo las configuraciones de pago.

Visualización, al crear una página tienes arriba una opción para agregar el shortcode que hará que se visualice en la web.

Este plugin me gusta ya que además de poder agendar citas por categorías y servicios, es visualmente agradable.

Demo Booking Ultra Pro

Eso s√≠, est√° en ingl√©s, pero con loco translate puedes hacer la traducci√≥n ūüėČ

Te dejo aquí un ejemplo, he cambiado la palabra Service por Servicio.

Traducimos Booking Ultra Pro

 

Easy Appointments

Plugin Easy Appointments

El plugin Easy Appointments también puede venirte genial para agendar citas.

Podremos establecer en ajustes todos los detalles necesarios como ubicación, servicios, trabajadores, conexiones.

Simplemente a√Īadiremos y rellenaremos los campos.

Te dejo un ejemplo de la sección Servicios.

Configurando Servicios en Easy Appointments

La parte m√°s interesante viene en las conexiones!

Aquí es donde seleccionarás la localización, el servicio y quien se encargará de esa tarea.

Configurando conexiones en Easy Appointments

En personalizar podrás crear los emails que llegarán a ti y a los usuarios que hagan la reservación.

 

Configurando emails en Easy Appointments

Para que puedas visualizarlo crear√°s una nueva p√°gina con el shortcode

Si lo quieres en dos columnas:

Vista del Plugin Easy Appointments en la web

 

A medida que vas completando te va dando m√°s opciones.

Agendando cita en Easy Appointments

Hay cosas que podr√°s traducir desde el mismo plugin y sino ya sabes, loco translate puede ser una buena opci√≥n ūüėČ

Con respecto a los colores, si quieres cambiarlos deber√°s hacerlo por CSS.

 

Advanced Booking Calendar

Plugin Advance Booking Calendar

 

Advance Booking Calendar es m√°s para bungalows o peque√Īos hoteles que quieres recibir reservas online.

Ingresamos a Advance Bookling Calendar una vez activado el plugin y nos vamos a ‚ÄúTemporadas y Calendarios‚ÄĚ

En la pesta√Īa Calendarios colocaremos la disponibilidad que tenemos, la cantidad de personas por habitaci√≥n y el precio, tambi√©n podremos estipular si hay cantidad m√≠nima de permanencia.

Configurando calendarios en Advance Booking Calendar

 

Esto nos generar√° un shotcode que por supuesto utilizaremos llegado el momento.

En Temporadas podremos, si lo deseamos estipular precios para temporada alta, baja, media o lo que consideres, en mi caso no he utilizado estas opciones pero que sepas existen.

En extras podrás anexar los servicios que ofrezcas aparte, puede ser almuerzo, bebidas, cable, wifi, lo que se te ocurra! Bueno, no tanto que es la versión gratuita…

 

Configurando extras en Advance Booking Calendar

 

Llegamos a Ajustes, sí, sí, la sección para editar el tema de los emails que recibirás y recibirá quien hace la reserva online.

Una vez que ya has configurado a tu gusto, queda crear la p√°gina donde insertaremos el Shortcode.

Puedes crear una por habitación o por grupo, si tienes 4 Bungalows que alojan 8 personas, puedes hacer una página y allí colocar el formulario de reserva correspondiente.

Tienes dos opciones, o copias y pegas el shortcode que te da en la secci√≥n ‚ÄúCalendarios‚ÄĚ o bien cuando est√°s en la creaci√≥n de la p√°gina puedes seleccionar Advance Booking > Formulario de Reservas

Seleccionamos shortcode en Advance Booking Calendar

Y así es como se visualizará en tu página junto al contenido que hayas decidido poner de tu alojamiento.

Al dar Reservar ahora te aparecer√°n los extras como opciones para que el visitante elija.

Visualizando calendario reserva y extras en Advance Booking Calendar

Sólo queda rellenar los datos para que te avise y puedas aprobar o rechazar la reserva.

Este es el mail que recibir√°s!

Mail notificando reservas en Advance Booking Calendar

Y el cliente recibir√° otro email notificando que se est√° gestionando su reserva y que se le confirmar√° a la brevedad ūüėČ

 

Ultimate Appointment Booking & Scheduling

Plugin Ultimate Appointment Booking Scheduling

 

Y bien vamos por otro!!

Ultimate Appointment Booking & Scheduling, aquí como en uno de los anteriores que vimos, deberemos configurar el lugar, los servicios, quienes lo proveen, peeeero para cambiar la configuración de los emails deberemos tener una cuenta Premium y la verdad no queda nada bien que el cliente reciba todo en otro idioma…

Pero veamos lo b√°sico a ver si te gusta y quiz√°s quieras la versi√≥n de pago ūüėČ

Una vez que colocamos todos los datos, pondremos el siguiente shortcode en nuestra p√°gina.

[ultimate-appointment-calendar]

O bien este otro, depende como lo queramos visualizar..

[ultimate-appointment-dropdown]

Aqu√≠ te dejo muestra de cada uno ūüėČ

Por mes

Visualizar mensual Ultimate Appointment Booking Scheduling

Seleccionar fecha

Por fecha Ultimate Appointment Booking Scheduling

Si quieres cambiar algo o los colores, aquí tienes el espacio para hacerlo y el idioma quizás puedas con loco translate.

Modificar CSS de Ultimate Appointment Booking Scheduling

 

Pero si te digo algo, en secreto… no me llagó el mail =/

Y como para poder acceder debo tener versión Premium no he podido mostrarte cómo se recibe, o sea no fue una buena opción al momento.

 

Salon Booking System

Plugin Salon Booking System

 

Y sí, llegamos a Saloon Booking System!

Lo primero, y esto cada vez que instales un plugin, ser√° ir a sus ajustes ūüėČ

En general vamos a completar los datos del negocio, nombre, dirección, teléfono…

Luego determinaremos si se puede seleccionar a quien nos atender√°, incluso si se pueden seleccionar varios.

Qué bueno! Permite verificar por SMS y podes integrar con Google Calendar, puedes elegir los colores! Este pinta muy bien!

Claro, y no solo si tienes un salón de belleza, sino también para servicios de terapias, clínicas, reparaciones, salas de grabación, alquiler de canchas, lavaderos de autos, spas, incluso hasta estoy pensando en implementarlo para reserva de sesiones online con mis clientes.

Pero, sigamos!

Vas a tener varias pesta√Īas para configurar, por ejemplo las reglas de reservas, donde pondr√°s m√≠nimo de d√≠as para reservar, m√°ximo, d√≠as y horarios, detalles de pagos‚Ķ

Y en Servicios podrás colocar cada uno de los que ofreces con su duración y el precio.

En Asistentes va cada persona que brinda un servicio, aclaramos cu√°l en ese sector.

Para ver nuestro calendario de reservas tenemos varias opciones, veamos la primera.

[salon/]

Inicio reserva online con Salon Booking System

Una vez que seleccionamos la fecha nos aparecen los servicios y de acuerdo a cómo los hemos configurado podremos solicitar dos o más servicios, o uno solo.

Seleccionamos servicios en Salon Booking System

Ya luego nos aparece el formulario para completar nuestros datos, antes ya habremos determinado cu√°les datos son obligatorios.

Reservando con Salon Booking System

Das click en siguiente, luego en Finalizar.

Te da un n√ļmero de reserva y listo!

Te avisa que recibir√°s un email con la cita y el n√ļmero de reserva.

Finalizamos reserva con Salon Booking System

Llegar√° un email al administrador con los datos de la cita agendada y al cliente otro informando que est√° a confirmarse la cita.

Si ahora nos vamos a Citas en nuestro escritorio de WordPress, veremos que tenemos la Cita 486 pendiente de aprobación.

Ingresamos o editamos y aprobamos o rechazamos.

Aprobar reserva en Salon Booking System

Una vez que el administrador ha confirmado en su calendario de reservas, el cliente recibe la confirmación.

Confirmando reserva realizada con Salon Booking System

Hay cosas que deber√°s traducir en las secciones de ajustes y otras puedes hacerlo con loco translate.

Tenemos m√°s p√°ginas que podemos crear utilizando shortcodes

[salon_booking_my_account]

Mi cuenta en Salon Booking System

[salon_booking_assistant] Este es para visualizar las personas y servicios que ofrecen.

[salon_booking_services] Este para ver los servicios y precios de cada uno.

Con ellos puedes crear diferentes páginas y dar a conocer todo lo que ofrece tu salón.

 

Conclusión

Hay muchos plugins de reservas online que podemos utilizar, mi recomendación es que los pruebes y veas con cual te sientes más cómodo.

En este post no hemos visto con sistemas de pago en profundidad, muchas veces son algo complejos de gestionar, pero es cuestión de ponerse!así que adelante!

Si sólo quieres dar una opción para reservar de manera online y sin pago, ya sea porque conoces a tus clientes o luego realizas de otra manera la transacción, pues aquí entonces tienes varios para utilizar.

Y qué esperas? A probar!

Cómo gestionar Sistemas de Reservas Online
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Etiquetas:
2 Comentarios
  • Gaby Vogel
    Publicado en 14:44h, 07 marzo Responder

    Hola Valeria! Quer√≠a consultarte sobre mi situaci√≥n en particular: brindo capacitaci√≥n en ingl√©s a adultos y profesionales tanto en persona como online. Generalmente tienen un horario fijo pero surgen muchos cambios! por eso quiero usar alg√ļn sistema de reservas que pueda usar junto con mi google calendar. Ac√° esta el tema: no tengo web ni nada por el estilo. Por ahora me manejo con mail. Hay manera de tener algo instalado para usar a trav√©s de mi correo? alg√ļn link que les pueda mandar para que ellos miren qu√© d√≠as tengo disponibles y se registren? es esto posible? Desde ya, gracias!!

    • Mar√≠¬≠a Valeria Di Donato
      Publicado en 15:55h, 07 marzo Responder

      Hola Gaby! Gracias por tu consulta, con Google Calendar puedes hacer un mont√≥n de cosas, te sugiero que investigues sobre el tema, incluso en Youtube hay varios videos, si llego a tener algo que pueda ayudarte te env√≠o mail ūüėČ Saludos!

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