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Cómo hacer una campaña de Email Marketing conforme al RGPD

Hoy tenemos un invitado! Diego nos viene a contar cómo hacer una campaña de Email Marketing a partir de los cambios del RGPD.

Quiero agradecer antes de nada la predisposición que ha tenido Diego para colaborar en el Blog brindando estos detalles que hoy nos contará sobre el Reglamento General de Protección de Datos.

Cumplir con las exigencias del mismo es fundamental si tienes una web y un Blog en el cual recopilas emails de suscriptores.

Y quiero que todos estemos tranquilos al respecto, incluso si eres suscriptor de alguna web, que conozcas cómo debe ser el trato respecto a tus datos.

Pues nada, los dejo con Dieeeeeego!

 

Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos hay una serie de cambios necesarios que implementar para tener tu lista de contactos en conformidad con el reglamento.

Para hacer una campaña de email marketing efectiva y que esté conforme al RGPD debes aplicar los cambios pertinentes, adaptados a tu negocio y a tu lista de contactos.

 

Campaña de email marketing y RGPD: todo lo que debes saber

Lo más importante, el consentimiento previo

En primer lugar, tienes que saber que aunque tu lista de contactos esté recopilada previamente con consentimiento, hay que reclamar el consentimiento otra vez más, acorde a lo establecido en el RGPD.

¡No te precipites a borrar tus contactos directamente!

El consentimiento previo de los usuarios es un aspecto en el que se hace especial hincapié con el RGPD. Por ello hay que tener cuidado a la hora de reclamarlo y saber cómo hacerlo.

Antes de nada, hay que tener muy claro cuatro puntos sobre el consentimiento:

  • La solicitud del consentimiento debe presentarse de forma comprensible y accesible, con la información necesaria que permita al usuario decidir con conocimiento.
  • El consentimiento debe darse con una declaración o un acto positivo. Debe manifestar que está de acuerdo con el tratamiento de sus datos de manera libre, clara e inequívoca.
  • El usuario debe poder retirar su consentimiento de forma sencilla, y estar informado en todo momento de ello.
  • La obligación de proporcionar la prueba del consentimiento recae sobre el responsable del tratamiento.

A continuación vamos a explicarte paso por paso los cambios y acciones que tienes que aplicar con tu herramienta de email marketing.

 

Envía tu campaña de consentimiento de email marketing

Para reclamar el consentimiento de tus contactos, antes tienes que preparar un mensaje tipo para enviar a todos tus destinatarios.

Este mensaje debe incluir la razón por la que reclamas el consentimiento, el tipo de emails que vas a enviar si aceptan la suscripción y la frecuencia de envío.

El email sería algo así:

 

En el asunto tiene que aparecer una frase que llame a la acción del usuario con algo de urgencia y manifieste que se necesita su participación.

Debajo del mensaje hay que incluir un Call to action (CTA) que sea muy visible y explique claramente lo que implica.

Por ejemplo: ‘Quiero mantener mi suscripción’ o ‘Acepto continuar con la suscripción’.

El botón a la acción enlaza con un formulario de alta de suscripción que habremos creado previamente.

Y al final de todo esto, un enlace de baja en el que poder darte de baja en la suscripción sin complicaciones.

 

Inclusión de casillas de verificación

Debajo de los campos a rellenar del formulario, es obligatorio incluir casillas de verificación no preseleccionadas indicando si el usuario acepta recibir tu newsletter, o si acepta recibir correo comerciales vía email o SMS.

Hay dos situaciones de malas prácticas que hay que evitar en el uso de las casillas.

  1. La primera de ellas sería incluir la casilla premarcada, lo que ya incluye los correos comerciales.
  2. La casilla no está marcada, pero la inactividad del usuario implica la aprobación a las inscripciones.

En la columna roja verás lo que no se debe hacer, y en la verde la versión correcta:

 

A la hora de recopilar una dirección de correo electrónico para enviar tu newsletter, no puedes pedir la dirección postal sin nada que lo justifique.

Tampoco puedes ofrecer una oferta o descuento como recompensa por la suscripción.

 

Después de enviar la campaña de consentimiento

Una vez el usuario abra el email sobre el RGPD y el consentimiento, el proceso será presionar el botón que indica continuar en la suscripción y que te redirije al formulario.

Rellenar el formulario y darle a validar. En este punto ya tendrías los datos y el consentimiento del usuario.

Aunque puedes ir más lejos y configurar el formulario con doble opt-in. Es decir, solicitar una doble confirmación, es la práctica más recomendable y éticamente correcta.

Consiste en enviar un último email de confirmación a los usuarios que han validado el formulario.

Aquellos que hayan validado el formulario ya sea actualizando sus datos o dando el consentimiento a la suscripción, ya estarán acorde con la RGPD, y podrás continuar enviándoles tu newsletter.

Si no han abierto el email, puedes volver a intentarlo enviando un email recordatorio con el mismo contenido.

Y por último, si han abierto el email y no han validado el formulario o han decidido darse de baja, deberás ir a tu lista de contactos y borrarlos inmediatamente.

La prueba del consentimiento: aquellos contactos que han recibido la campaña de consentimiento y han aceptado continuar recibiendo tus informaciones, deberás exportarlos y guardarlos en una carpeta.

Hacer una captura del email tipo y del formulario de alta como pruebas del proceso realizado para obtener el consentimiento. Estas pruebas te serán de utilidad en caso de un control.

 

Conclusión

Como podemos ver tenemos que tener en cuenta la aceptación expresa de nuestros suscriptores para poder continuar realizando campañas de email marketing.

Es probable que este proceso te quite varios de la lista pero no te preocupes porque sabes que los que quedan allí son quienes te leen y están dispuestos a seguir contigo recibiendo tus novedades.

Espero que este post te ayude a resolver dudas sobre el cumplimiento del RGPD.

Gracias Diego por este aporte!

Y a ti, gracias por estar allí! Que tengas hermoso día!

Cómo hacer una campaña de Email Marketing conforme al RGPD
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Content Manager en Mailify. Redactor colaborador en Grow Sound Mag y Sincronizador televisivo en Mediadata TV. Periodista freelance especializado en conflictos armados y derechos humanos.

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